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Christian Ehrling, Director Operations
„Seit Einführung der Kreditkarten haben wir eine Zeit-, Kosten- und Arbeitsersparnis von 80 % festgestellt."
Christian Ehrling, Director Operations
„Es ist unsere Aufgabe, administrative Prozesse für unsere Mitarbeitenden so einfach wie möglich zu gestalten. Mit dem Circula-Tool für die Reisekostenabrechnung und der Circula-Kreditkarte ist uns das gelungen."
Christian Ehrling, Director Operations
„Im Wettbewerb mit den großen, etablierten Anbietern hatte Circula das überzeugendste Konzept, um die speziellen, auch steuerlichen Anforderungen in Deutschland abzubilden."
Christian Ehrling, Director Operations
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Key Take-Aways
Reisekosten für Arbeitnehmer buchen ist kein Hexenwerk. Ein wichtiger Punkt hierbei ist das sogenannte Business Package bzw. Business-Pauschale.
Reisekosten für Arbeitnehmer buchen ist kein Hexenwerk. Das lässt sich schon im Voraus ziemlich gut optimieren. Ein wichtiger Punkt hierbei ist das sogenannte Business Package bzw. Business-Pauschale. Wer das bucht, hebelt die unterschiedlichen staatlichen Steuersätze nämlich geschickt aus.
Genauer gesagt handelt es sich um die Mehrwertsteuer. Auf eine Übernachtung im Hotel erhebt der Staat einen Steuersatz von sieben Prozent, während es für andere Dienstleistungen wie das Frühstück 19 Prozent sind. Auch Nebenkosten wie der Preis für den Parkplatz in der Tiefgarage oder die Nutzung des WLAN werden mit 19 Prozent versteuert.
Mit dem Business Package Reisekosten buchen ist eigentlich nicht weiter schwer, Sie müssen es bei dem Hotel Ihrer Wahl nur anfragen. In dem Package finden sich viele möglichen Posten wieder, neben den aufgeführten Parkgebühren oder der WLAN-Nutzung können das zum Beispiel folgende Punkte sein:
- die kostenpflichtige Nutzung des SPA- oder Wellness-Bereichs oder des Fitnessraums
- die Inanspruchnahme der hoteleigenen Wäscherei, des Bügelservice oder der Schuhputzdienste
- die Nutzung von direkt vom Hotel zur Verfügung gestellten Diensten wie Briefzustellung u. Ä.
- die Nutzung von hoteleigenen Shuttle-Diensten, um den Weg zum Veranstaltungsort zurücklegen zu können.
Wie Sie sehen – das Frühstück fehlt zunächst einmal in der Aufzählung. Oftmals weisen Hotels in Deutschland das Frühstück (aufgrund der steuerlichen Regelungen) nämlich als eigenen Service aus.
Reisekosten für Arbeitnehmer – das Frühstück als Betriebsausgabe
Wie Sie das Frühstück als Betriebsausgabe geltend machen können? Oben haben wir es schon angedeutet – die beste Option ist es, das gebuchte Hotel bereits im Vorfeld darüber zu informieren, dass Sie das Business Package bzw. die Businesspauschale wünschen. Für die Hotels entsteht dadurch kein Mehraufwand.
Denn alles, was das Hotelpersonal in diesem Fall erledigen muss, ist die Integration des Frühstücks zu den anderen Extrakosten, die man in Anspruch nimmt, in einer einzigen Sammelrechnung. Diese wird meist gar nicht in den einzelnen Positionen aufgeführt, sondern heißt ganz einfach Business Package. So wird das Frühstück in die offiziellen Nebenkosten der Dienstreise aufgenommen.
Vorsicht bei der Adressierung
Damit Ihr Arbeitgeber Ihre Reisekosten buchen kann, ist es wichtig, dass als Adressat nicht etwa Sie selbst auf der Hotelrechnung erscheinen, sondern Ihr Unternehmen. Falls Sie Ihre Dienstreise selbst buchen, sollten Sie auf dieses Detail achten – ansonsten kann Ihr Arbeitgeber die Rechnung nicht in den Betriebsausgaben ansetzen.
Mit einem Business Package oder der Businesspauschale können Unternehmer natürlich ebenfalls ihre Dienstreise abrechnen. Die gesetzlichen Rahmenbedingungen sind hier die gleichen.
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