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Key Take-Aways
Definition: Was ist ein Bewirtungsbeleg?
Der Bewirtungsbeleg ist ein Dokument, in dem neben einer detaillierten Auflistung der konsumierten Speisen und Getränke detaillierte Informationen über den Zweck, die Teilnehmer und den Gastgeber enthalten sind.
Wer eine dienstliche Bewirtung geltend machen möchte, muss neben der Rechnung einen Bewirtungsbeleg einreichen. Dies gilt sowohl bei der Erstellung eines Erstattungsantrags beim Arbeitgeber als auch bei der steuerlichen Erklärung des Unternehmens gegenüber dem Finanzamt.
Unterschied zum Kassenbeleg
Der Bewirtungsbeleg darf nicht mit dem Kassenbeleg verwechselt werden. Bei Letzterem handelt es sich um die vom Restaurant für das Geschäftsessen ausgestellte Rechnung. Für die Erstattung und steuerliche Anerkennung ist neben dem Kassenbon der Bewirtungsbeleg erforderlich.
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Bewirtung als Betriebsausgabe
Dem § 4 Abs. 5 des Einkommensteuergesetzes (EStG) zufolge fallen Aufwendungen für die Bewirtung von Geschäftspartnern und Mitarbeitenden unter die Betriebsausgaben. Damit werden die betrieblich veranlassten Bewirtungen vom Gesetzgeber als gewinnmindernde Betriebsausgaben anerkannt und steuerlich entsprechend berücksichtigt.
Bewirtung steuerlich absetzen
Ausgaben für Geschäftsessen können von Unternehmen steuerlich geltend gemacht werden. Allerdings gelten unterschiedliche Sätze, die abhängig von der Art der bewirteten Personen sind. So wird die Bewirtung von Mitarbeitenden steuerlich zu 100 % berücksichtigt, während bei der Einladung von betriebsfremden Personen lediglich 70 % abgesetzt werden können.
Um steuerlich anerkannt zu werden, muss die Bewirtung eine Reihe von Voraussetzungen erfüllen. Dazu zählt insbesondere der dienstliche Zweck der Einladung. Außerdem muss diese außerhalb der eigenen Büroräume stattfinden. Steuerlich werden nur Bewirtungen anerkannt, wenn dabei tatsächlich Mahlzeiten serviert werden. Das Angebot von Getränken, Snacks oder Süßigkeiten fällt nicht darunter, da dies als Aufmerksamkeit gilt. Die dafür entstehenden Kosten können Unternehmen später allerdings auch als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen.
Wann braucht man einen Bewirtungsbeleg?
Ein Bewirtungsbeleg ist erforderlich, wenn die Kosten für das Geschäftsessen steuerlich geltend gemacht werden sollen oder wenn Beschäftigte die Auslagen vom Arbeitgeber erstattet bekommen möchten. Voraussetzung für einen korrekten Bewirtungsbeleg ist ein direkter geschäftlicher Zusammenhang mit dem Essen. Beispiele hierfür wären:
- Dienstlicher Austausch mit Mitarbeitenden
- Kontaktpflege mit Kunden und Partnern
- Kennenlernen von Neukunden
- Vertragsverhandlungen
- Feier von Vertragsabschlüssen
- PR und Öffentlichkeitsarbeit
- Betriebsfeier
Voraussetzungen für einen korrekten Bewirtungsbeleg
Der Bewirtungsbeleg muss maschinell erstellt worden sein. Handschriftlich verfasste Rechnungen und Quittungen genügen nicht als Beleg.
Zudem muss dem Bewirtungsbeleg für die steuerliche Anerkennung eine ordnungsgemäße, maschinell erstellte Restaurantrechnung beigefügt werden, wenn diese nicht bereits Teil des Belegdokuments ist.
Pflichtangaben auf dem Bewirtungsbeleg
Für die Anerkennung muss der Bewirtungsbeleg einige Pflichtangaben enthalten. Dazu zählt die Erklärung des betrieblichen Anlasses der Bewirtung. Diese sollte möglichst präzise erfolgen. Statt allgemeiner Angaben wie „Arbeitsessen“ oder „Kundengespräch“ sind nähere Infos wie beispielsweise „Gespräch über Konditionen und Preise“ erforderlich.
Hinzukommen Ort und Datum der Einladung sowie die Namen der bewirteten Personen. Um die Richtigkeit der Angaben zu bestätigen, ist zudem die Unterschrift des Gastgebers erforderlich.
Die folgenden Angaben dürfen somit auf keinem Bewirtungsbeleg fehlen:
- Name und Anschrift des Restaurants
- Bewirtungs- beziehungsweise Rechnungsdatum
- Verzehrte Speisen und Getränke
- Aufschlüsselung nach Netto- und Bruttobetrag sowie Umsatzsteuer
- Trinkgeld: Damit dieses zu 70 % als Betriebsausgabe abgesetzt werden kann, muss es im Bewirtungsbeleg separat ausgewiesen werden
- Details zum Bewirtungsanlass
- Unternehmen und Namen der Gäste
- Unterschrift des Gastgebers
Was bei Rechnungen ab 250 Euro zu beachten ist
Nach einem Geschäftsessen können auch Rechnungen über 250 Euro geltend gemacht werden. Bei der steuerlichen Bewertung prüft das Finanzamt jedoch die Verhältnismäßigkeit der Ausgaben. Bei einem Bewirtungsbeleg über 250 Euro gelten außerdem zusätzliche Anforderungen.
So müssen auf der Rechnung die Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID der Gaststätte aufgeführt sein. Außerdem muss die Rechnung Name und Anschrift des bewirtenden Unternehmens enthalten.
Sonderfall Auslagen bis 250 Euro
Info
Bei der Rückerstattung der verauslagten Kosten bis zu einem Betrag von 250 Euro gilt die Kleinbetragsregelung. Für diese ist ein Kassenbon als Beleg ausreichend. Bei höheren Summen müssen Beschäftigte ihrem Arbeitgeber eine detaillierte Rechnung vorlegen. Kauft ein Mitarbeiter für sein Unternehmen auf Rechnung ein, muss als Rechnungsadresse die Anschrift der Firma vermerkt sein. Im Falle des Vorsteuerabzugs ist die Aufführung der Adressdaten des Arbeitgebers auch auf Rechnungen unter 250 Euro vorgeschrieben.
Trinkgeld auf dem Bewirtungsbeleg
Mit einem Bewirtungsbeleg kann auch das gezahlte Trinkgeld geltend gemacht werden. Dieses kann bereits auf einer maschinell erstellten Rechnung ausgewiesen werden, wenn der Gastgeber dessen Höhe vorher angegeben hat.
Wird das Trinkgeld auf der Rechnung nicht explizit ausgewiesen, reicht ein manueller Nachweis. In diesem Fall wird das Trinkgeld auf der Rechnung per Hand eingetragen und dann vom Empfänger des Trinkgelds quittiert. Auch die Erstellung eines Eigenbelegs ist möglich.
Vorlage für einen Bewirtungsbeleg
Für den Fall, dass nach dem Restaurantbesuch kein Bewirtungsbeleg vorhanden ist, kann dieser durch den Gastgeber nachträglich erstellt werden. Auch für diese Version müssen alle erforderlichen Angaben gemacht werden. Der Bewirtungsbeleg muss digital ausgefüllt werden, denn seit 2023 werden handschriftliche Belege nicht mehr anerkannt.
Hier können Sie eine rechtskonforme Vorlage für einen Bewirtungsbeleg als PDF laden:
Bewirtungsbeleg-Vorlage
PDF-Vorlage zum einfachen Ausfüllen, inkl. Anlass, Trinkgeld, etc.
Digitale Erfassung von Bewirtungsbelegen mit Circula
Das manuelle Ausfüllen von Bewirtungsbelegen und deren anschließende Prüfung sind häufig mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden. Die Software für Ausgabenmanagement von Circula leistet hier wertvolle Hilfe, denn mit ihr lassen sich die umständlichen Prozesse der Auslagenerstattung automatisieren und für alle Beteiligten transparenter gestalten.
Die automatisierte Auslagenerstattung erfolgt, indem Mitarbeitende ihre Belege digital per App oder Web einreichen. Die Belege werden dabei gescannt und die darin enthaltenen Angaben automatisch ausgelesen. Beschäftigte müssen diese dann nur noch um Details wie Anlass oder Kostenstelle ergänzen.
Die Erstellung von angepassten Genehmigungsverfahren in der App vereinfacht die Abläufe zusätzlich, da der Kontrollaufwand bei Buchung der Auslagen noch weiter sinkt.
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