Automatisierung in der Buchhaltung: Digital statt Papier
Die Muster-Vorlage für Ihre Reisekostenrichtlinie
Die anpassbare Vorlage als PDF-Datei und für Microsoft Word für eine schlüssige Reisekostenordnung in wenigen Minuten – inklusive Tipps.
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Compliance im Reisekostenmanagement
Erfahren Sie, wie Circula steuerliche Grenzfälle bei Reisekosten, Vorsteuerabzug und Auslandsreisen regelkonform automatisiert. Basierend auf echten Testfällen einer unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft.
Verarbeiten Sie Rechnungen digital und automatisiert
Digitalisieren Sie Ihre gesamte Rechnungsverarbeitung – vom automatischen Erfassen eingehender Rechnungen über strukturierte Freigabe- und Prüfprozesse bis hin zur revisionssicheren Archivierung.
Die Karte für Geschäftsreisen und Online-Ausgaben
Schlanke Prozesse. Automatisierte Buchhaltung. Autonomie für Mitarbeitende. Kontrolle für das Finance Team.
Reisekosten-Formular für Excel
Berechnen Sie Ihre Fahrtkosten, Pauschalen und Reisenebenkosten einfach mit unserem kostenlosen Formular.
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Die von DATEV empfohlenen Reisekosten-Software
Circula ist die offizielle Nachfolgelösung für DATEV Reisekosten classic, von DATEV selbst genutzt und empfohlen – für eine KI-gestützte Reisekostenabrechnung.
Der Circula Finance Transformation Report 2026
Die YouGov-Studie über 260 deutsche Finanzabteilungen zu KI, Automatisierung & Transformation im Mittelstand. Mit Expertenstimmen und Best Practises aus der Praxis.
Winning Finance Strategies – der Circula Podcast
Was bewegt mittelständische Finanzabteilungen und wie stellt man sie zukunftssicher auf? Wir sprechen mit führenden Köpfen aus Finance, Accounting und Controlling darüber, was jetzt funktioniert und wirklich wichtig ist.
„Der Arbeitsaufwand der Mitarbeitenden für die Abrechnung hat sich signifikant reduziert, von weit über 30 auf jetzt 5 Minuten pro Reise.“
Christian Ehrling, Director Operations
„Seit Einführung der Kreditkarten haben wir eine Zeit-, Kosten- und Arbeitsersparnis von 80 % festgestellt."
Christian Ehrling, Director Operations
„Es ist unsere Aufgabe, administrative Prozesse für unsere Mitarbeitenden so einfach wie möglich zu gestalten. Mit dem Circula-Tool für die Reisekostenabrechnung und der Circula-Kreditkarte ist uns das gelungen."
Christian Ehrling, Director Operations
„Im Wettbewerb mit den großen, etablierten Anbietern hatte Circula das überzeugendste Konzept, um die speziellen, auch steuerlichen Anforderungen in Deutschland abzubilden."
Christian Ehrling, Director Operations
Der automatisierte Workflow für alle Ausgaben
Wir beraten Sie gern basierend auf Ihren persönlichen Bedürfnissen.
Reisekosten und Auslagen
Firmenkreditkarten
Mitarbeiter-Benefits
Key Take-Aways
Accounting 1.0: Langsame Prozesse und viel Papier
Die klassische Buchhaltung besteht aus vielen einzelnen manuellen Prozessen, die mit einer Reihe von Medienbrüchen verbunden sind. Im Zeitalter der Digitalisierung kann man mit Recht behaupten: Klassische Buchhaltung ist träge und ineffizient. Spielen wir einige Prozesse des Accountings 1.0 einmal durch.
Eingangsrechnungen
Sie kommen in gedruckter Form im Unternehmen an und werden an die Finanzabteilung weitergeleitet. Dort erstellen Mitarbeiter eine Kopie, ehe sie das Original mit einem Kontierungsstempel versehen zur internen Prüfung mit der Hauspost weiterleiten. Schließlich muss die sachliche und fachliche Richtigkeit vom Mitarbeiter bestätigt werden, der die Bestellung in Auftrag gegeben hat. Je nach Rechnungshöhe muss die Rechnung auch vom Geschäftsführer freigegeben werden. Das physische Dokument wandert also durch einige Hände und Ordner, bevor es zurück in der Buchhaltung bezahlt und als bearbeitet abgelegt werden kann.
Reisekostenabrechnungen
von Mitarbeitern ist das Prozedere nicht weniger papier- und arbeitsintensiv. Zunächst bezahlt der Mitarbeiter die während seiner Dienstreise entstehenden Kosten für Hotel und Transport aus eigener Tasche. Nach seiner Rückkehr sammelt er alle Belege, summiert die Kosten auf einem Reisekostenerfassungsbogen und leitet diesen gemeinsam mit den Nachweisen an die Buchhaltung weiter, natürlich per Hauspost. Dort werden die Dokumente abgeglichen. Bei Unstimmigkeiten geht der Beleg zurück an den entsprechenden Mitarbeiter, der die Abrechnung korrigiert erneut auf den Weg zur Buchhaltung bringen muss. In manchen Unternehmen werden für die Reisekosten auch physische Kreditkarten vom Arbeitgeber angeboten. Hier muss in vielen Unternehmen immenser Aufwand betrieben werden, um bereits abgebuchte Zahlungen von der Kreditkarte im Nachgang Belegen zuzuordnen.
Ausgangsrechnungen
Der manuelle Aufwand bei Ausgangsrechnungen hält sich zwar in Grenzen, aber auch hier wird Arbeitszeit von Mitarbeitern gebunden. Die ausgehenden Rechnungen erfassen diese meist in einer Liste, zum Beispiel in Microsoft Excel, das für diese Zwecke keine optimale Lösung ist. In regelmäßigen Abständen müssen sie anschließend manuell prüfen, ob eine Zahlung eingegangen ist und gegebenenfalls Mahnungen per Post verschicken. Alle Rechnungen müssen monatlich an den Steuerberater weitergeleitet werden, der diese verbucht und erst nach einigen Wochen die betriebswirtschaftliche Auswertung schicken kann. Diese Prozesse lassen sich mit dem Einsatz professioneller Software mittlerweile sehr viel effizienter und kostengünstiger abbilden.
Digitale Buchhaltung nach dem Pareto-Prinzip
Die ganzheitlichste Lösung, um das Accounting zu optimieren, sind ERP-Systeme. Sie vereinen alle wesentlichen Unternehmensprozesse in einer einheitlichen Anwendungsumgebung. Schnittstellenproblematiken und Medienbrüche werden so weitgehend vermieden. Diverse Automatisierungen machen das Leben einfacher. Doch diese Anwendungen sind komplex, teuer und gerade für Start-ups und kleine Unternehmen überdimensioniert. Müssen diese auf die Vorzüge der digitalisierten Prozesse verzichten? Nein, denn durch die Kombination verschiedener Tools lässt sich mit minimalem Aufwand dank Automatisierung und geschickter Prozessverknüpfung eine maximale Ressourcenersparnis im Accounting erreichen. Es ist realistisch, mit 20 Prozent des bisherigen Aufwands 80 Prozent der Arbeit zu bewältigen. Um ein solches Accounting 2.0 umzusetzen, gilt es aber die richtigen digitalen Tools zu wählen.
Benötigt werden folgende Anwendungen:
- Bestell- und Belegfreigabe
- Rechnungserstellung, Zahlungs- und Mahnwesen
- Zahlungsmethoden
- Reisekosten und Reisebuchungen
- Kommunikationstool mit Anbindung zum Steuerberater
Weitere wichtige Themen rund um Ihre Buchhaltung können Sie in unserer White Paper Serie finden. Erfahren Sie beispielsweise mehr über Aus- und Eingangsrechnungen, Automatisierungen in der Buchhaltung, Controlling und die Neufassung der GoBD.
Circula ist der ideale Partner für Ihre Mitarbeiterauslagen. Mithilfe der Reisekosten App von Circula lassen sich alle Ausgaben von Mitarbeitern einfach abrechnen - Pauschalbeträge, Barauslagen, Fahrtkosten und Auslagen. Die intelligente Circula Firmenkreditkarte passt sich perfekt an Ihre Geschäftsprozesse und bietet weitere Premium-Vorteile mit attraktiven Cashbacks. Darüber hinaus bietet Circula Unternehmen steueroptimierte Mitarbeiter-Benefits an wie den digitalen Essenszuschuss , das flexible Mobilitätsbudget und die Internetpauschale mit den Beschäftigte gefördert werden können.
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Greta Pfiz