Ausgabenmanagement: 5 Vorteile für Unternehmen
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„Circula fügt sich gut in unsere Systemlandschaft ein, weil bestimmte Anbindungen schon vorhanden sind. Es gibt Schnittstellen zu unserem Stammdatensystem Personio, an unser Lohnabrechnungstool DATEV und auch an SAP. So konnten wir viele manuelle Prozesse automatisieren.“
Marcel Ziebold, Teamlead HR Analytics & Systems
„Unsere Mitarbeitenden sind von dem neuen Tool für die Abrechnung ihrer Auslagen begeistert: Wir hören immer wieder, dass es enorm viel Zeit und Nerven spart.“
Marcel Ziebold, Teamlead HR Analytics & Systems
Key Take-Aways
Was ist Ausgabenmanagement und warum ist es für Unternehmen so wichtig?
Ausgabenmanagement – auch „Spend Management“ genannt – ist vor allem darum so essenziell, weil Sie sich damit nicht nur einen Überblick über die Ausgaben Ihres Unternehmens verschaffen – Sie sparen Geld!
Laut Definition versteht man unter Ausgabenmanagement die umfassende Verwaltung und Optimierung aller Lieferantenbeziehungen, Prozesse und Einkäufe eines Unternehmens. Ausgabenmanagement-Software hilft Ihnen dabei, Ihre Ausgaben gewinnorientiert zu tracken. Dazu zählen zum Beispiel:
- Dienstleistungskosten
- Ausgaben für Produktionsmaterialien
- Kosten für Lieferanten
- Büromaterial
Ausgaben vs. Auslagen
Beim Ausgabenmanagement kalkulieren Sie Ihre Einnahmen, Zahlungen und Ausgaben mit dem Ziel, den besten Gegenwert für jeden ausgegebenen Cent zu erzielen. Mithilfe Ihrer Analyse optimieren Sie Ihre Beschaffungsprozesse – je genauer Sie dabei vorgehen, umso mehr sparen Sie. Mit korrektem Ausgabenmanagement stellen Sie zudem sicher, dass Sie Ihre Geschäftsausgaben stets richtig buchen.
Vorsicht: Die Begriffe Ausgabenmanagement und Auslagenmanagement (oder „Expense Management“) werden häufig als Synonyme verwendet. Es gibt jedoch einen großen Unterschied.
Während Ausgabenmanagement wie beschrieben für die Organisation aller betrieblichen Ausgaben steht, ist mit Auslagenmanagement die Überwachung und Bearbeitung von Spesen beziehungsweise Reisekosten sowie aller Ausgaben, die Mitarbeitende aus der eigenen Tasche tätigen, gemeint.
Was sind die Ziele von Ausgabenmanagement?
Das Hauptziel, das Sie mit Ihrem Ausgabenmanagement verfolgen, ist die Optimierung Ihrer Geschäftsausgaben. Hinzu kommen die folgenden wichtigen Punkte:
- Sie erfassen ausgabenbezogene Geschäftsaktivitäten nachvollziehbar.
- Mit Ihrer Dokumentation sorgen Sie für mehr Transparenz.
- Sie erfassen und archivieren alle Schritte: von der Bezugsquelle bis zum Bezahlen von Rechnungen.
Schon gewusst? Mit der VISA Firmenkreditkarte von Circula erfassen Sie Ausgaben jetzt noch einfacher.
Welche Herausforderungen gibt es?
Die Bedürfnisse von Unternehmen können in Bezug auf das Spend Management sehr individuell sein. Achten Sie daher unbedingt darauf, dass die Lösung, für die Sie sich entscheiden, genau zu Ihnen passt.
Die Vorteile einer Ausgabenmanagement-Software
Bei modernem Spend Management setzt man heute in der Regel auf eine Software-Lösung. Diese kann Sie und Ihr Unternehmen ein großes Stück weiterbringen. Folgende fünf Vorteile finden wir besonders überzeugend:
1. Sie sparen wertvolle Zeit und entlasten Ihre Mitarbeitenden
Mithilfe von Ausgabenmanagement-Software nehmen Sie Ihren Mitarbeitenden zeitraubende Aufgaben ab.
Die von DATEV empfohlene Reisekosten-Software
Circula ist die offizielle Nachfolgelösung für DATEV Reisekosten classic, von DATEV selbst genutzt und empfohlen.
2. Mit Ausgabenanalysen erreichen Sie Ihre Ziele
Worauf Sie bei der Auswahl einer Spend-Management-Lösung achten sollten, ist die Möglichkeit, detaillierte Ausgabenanalysen zu erstellen.
3. Sie senken Ihre allgemeinen Unternehmensausgaben
Mit automatisierten Abläufen und optimierten Prozessen gehören Mahnspesen durch übersehene Rechnungen der Vergangenheit an.
4. Sie tracken die Ausgaben im Unternehmen
Mithilfe von Best Practices wie Budgetlimits und festgelegter, optimierter Finanz-Workflows verschaffen Sie allen Stakeholdern einen Überblick über sämtliche Kosten.
5. Ausgabenmanagement-Software hilft Ihnen, Ihr Spend Management zu digitalisieren
Spend-Management-Software setzt heute häufig auf KI: Wenn Sie sich für eine Software-Lösung entscheiden, digitalisieren Sie Ihre Ausgaben und erhalten damit einen umfassenden Überblick.
„Mit dem alten System hat die Abrechnung von Auslagen keine Freude gemacht. Wenn ich an Teams bei uns denke, die viel reisen und ständig Belege einreichen müssen, hätte ich nicht mit ihnen tauschen wollen.”
Marcel Ziebold, Teamlead HR Analytics & Systems
Fazit: Optimieren Sie Ihr Ausgabenmanagement mit geeigneter Software
Unser Tipp: Setzen Sie bei Ihrem Spend Management auf eine für Sie passende Software!
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